E-Rechnungspflicht ab 2025/2026: Was Unternehmen jetzt beachten sollten
Seit dem 01.01.2025 gilt in Deutschland eine weitreichende E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich. Doch was bedeutet das konkret für Unternehmer? Welche Übergangsregelungen gelten? Und wie bereiten sich Betriebe rechtssicher vor?
Wir fassen die wichtigsten Informationen aus der aktuellen steuerlichen Rechtsprechung und den gesetzlichen Vorgaben zusammen – inklusive wertvoller Hinweise für die Praxis.
Wer ist von der E-Rechnungspflicht betroffen?
Betroffen sind grundsätzlich alle Unternehmen, die Leistungen an andere Unternehmen (B2B) erbringen.
Wichtig:
Die Pflicht bezieht sich nicht nur auf große Betriebe – auch kleine Gewerbetreibende, Handwerksbetriebe, Dienstleister oder Freiberufler fallen darunter, sobald sie an andere Unternehmen abrechnen.
Eine E-Rechnung ist dabei keine PDF, sondern ein strukturiertes elektronisches Format nach EN 16931 – z. B. XRechnung oder ZUGFeRD.
Übergangsregelungen bis 2026: Was gilt aktuell?
Obwohl die Pflicht bereits seit 2025 besteht, gibt es großzügige Übergangsfristen:
✔ Bis zum 31.12.2026
Unternehmen dürfen weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen versenden, sofern der Empfänger nicht widerspricht.
Dies wird auch „konkludente Zustimmung“ genannt.
✔ Ab dem 01.01.2027
Unternehmen mit einem Jahresumsatz über 800.000 € im Jahr 2026 müssen verpflichtend E-Rechnungen versenden.
✔ Ab dem 01.01.2028
Die Pflicht gilt für alle Unternehmen, unabhängig vom Umsatz.
Welche Rechnungen sind nicht betroffen?
Folgende Fälle bleiben von der E-Rechnungspflicht ausgenommen:
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 €
- Rechnungen von Kleinunternehmern (§19 UStG)
- Rechnungen an Privatpersonen (B2C)
- Taxameter- / Fahrscheinausgabesysteme
- bestimmte Reiseleistungen
Das bedeutet: Nicht jede Rechnung muss zwingend strukturiert sein – aber der überwiegende B2B-Teil ist betroffen.
Welche Herausforderungen zeigen sich in der Praxis?
Laut zahlreichen Unternehmensrückmeldungen und der Auswertung aus der Monatsinformation ergeben sich derzeit vor allem folgende Schwierigkeiten:
- Unterschiedliche technische Standards
Trotz EU-Norm EN 16931 bestehen verschiedene Softwarelösungen, Schnittstellen und Validierungsregeln.
- Unsicherheit bei der Umsetzung
Viele Unternehmen sind unsicher, ab wann sie zwingend E-Rechnungen versenden müssen und welche internen Prozesse betroffen sind.
- Zusätzlicher Aufwand bei kleinen Unternehmen
Insbesondere Betriebe mit wenigen Rechnungen empfinden den Einrichtungsaufwand als unverhältnismäßig.
- Fehlende Systemintegration
Oft müssen Warenwirtschaft, ERP, Buchhaltung und revisionssichere Archivierung erst angepasst werden.
Welche Vorteile haben E-Rechnungen?
Trotz Startschwierigkeiten ergeben sich langfristig deutliche Vorteile:
- Automatisierbare Abläufe
- Schnellere Verarbeitung und geringere Fehlerquote
- Digitale Archivierung
- Weniger Papier und geringere Kosten
- Vereinheitlichung für Unternehmen und Finanzverwaltung
Sobald Systeme etabliert sind, sinkt der Verwaltungsaufwand erheblich.
Wichtiger Praxishinweis: GoBD-Dokumentation aktualisieren
Unternehmen müssen sicherstellen, dass:
- strukturierte Datensätze revisionssicher archiviert werden
- die Verfahrensdokumentation E-Rechnungsprozesse abbildet
- interne Prozesse (Eingang, Prüfung, Freigabe, Archivierung) dokumentiert sind
- Verantwortlichkeiten und Workflows neu definiert werden
Die Finanzverwaltung prüft verstärkt, ob Unternehmen ihre technischen und organisatorischen Prozesse entsprechend angepasst haben.
Fazit: Jetzt handeln – unabhängig von der Übergangsfrist
Auch wenn die verpflichtende E-Rechnung erst 2027 oder 2028 verbindlich vorgeschrieben ist, sollten Unternehmen bereits jetzt mit der Umsetzung beginnen. Die Erfahrung zeigt: Je früher die Integration erfolgt, desto geringer der spätere Anpassungsdruck.
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Die E-Rechnungspflicht ist eine zentrale Weichenstellung der kommenden Jahre. Sie reduziert langfristig den Verwaltungsaufwand, erfordert jedoch rechtzeitig angepasste Systeme, klare Prozesse und eine saubere Dokumentation.
Wir unterstützen Sie dabei, die Anforderungen sicher umzusetzen, technische Lösungen zu bewerten und Ihre Verfahrensdokumentation GoBD-konform zu gestalten.
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