Meldeverfahren für elektronische Kassensysteme: Das müssen Unternehmer jetzt wissen
Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland eine neue Pflicht: Alle elektronischen Kassensysteme müssen der Finanzverwaltung gemeldet werden. Ziel ist es, Steuerbetrug zu verhindern und eine einheitliche Kontrolle der eingesetzten Systeme zu gewährleisten. Für Unternehmer bedeutet das: Fristen einhalten, Daten vollständig übermitteln und Änderungen zeitnah melden.
In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Systeme betroffen sind, wie die Meldung funktioniert und welche Fristen gelten.
Welche Kassensysteme sind meldepflichtig?
Meldepflichtig sind alle elektronischen Aufzeichnungssysteme im Sinne des § 146a Abgabenordnung (AO), die mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sind. Dazu zählen unter anderem:
- Elektronische Registrierkassen
- PC-Kassensysteme
- Taxameter und Wegstreckenzähler (mit Sonderregelungen)
Wie funktioniert die Meldung?
Die Meldung erfolgt auf Betriebsstättenebene und muss alle Kassen(-systeme) einer Betriebsstätte umfassen. Übermittelt werden unter anderem:
- Name und Steuernummer des Unternehmers
- Art des Kassensystems
- Seriennummer
- Verwendete technische Sicherheitseinrichtung (TSE)
- Anzahl der Systeme
- Anschaffungsdatum
Wichtig: Auch eine Nichtnutzung (z. B. bei Diebstahl, Defekt oder Austausch) muss gemeldet werden.
Fristen im Überblick
Das Bundesfinanzministerium hat folgende Meldefristen festgelegt:
- Anschaffung vor dem 01.07.2025: Meldung bis 31.07.2025
- Anschaffung ab dem 01.07.2025: Meldung innerhalb 1 Monats nach Anschaffung
- Außerbetriebnahme ab dem 01.07.2025: Meldung innerhalb 1 Monats nach Außerbetriebnahme
Für Taxameter und Wegstreckenzähler gelten gesonderte Regelungen.
Wer meldet – Unternehmer oder Dienstleister?
Grundsätzlich sind Unternehmer selbst verantwortlich für die fristgerechte Meldung (§ 146a Abs. 4 AO). Die Pflicht kann zwar an einen Steuerberater oder Kassensystem-Dienstleister delegiert werden – entscheidend ist aber, dass alle nötigen Informationen vorliegen (Seriennummer, TSE-Zertifikate, Anschaffungsdatum).
Was passiert bei Fristversäumnis?
Wer die Meldefrist nicht einhält, riskiert Bußgelder und verstärkte Prüfungen. Außerdem kann eine fehlende Meldung als Indiz für mangelnde Verfahrensdokumentation gewertet werden – mit möglichen Steuerrisiken.
Kassenführung rechtssicher gestalten – mit Schümann & Detje an Ihrer Seite
Das neue Meldeverfahren für elektronische Kassensysteme bringt klare Vorgaben, aber auch zusätzliche Pflichten für Unternehmen. Wer hier rechtzeitig handelt, vermeidet nicht nur Bußgelder, sondern sorgt auch für eine lückenlose Verfahrensdokumentation.
Als erfahrene Steuerberatungsgesellschaft in Lüneburg unterstützen wir Sie bei allen Fragen rund um die Kassenführung – von der Auswahl eines geeigneten Kassensystems über die fristgerechte Meldung bis hin zur steuerlichen Dokumentation.
Unser Tipp: Prüfen Sie jetzt, ob Ihre Kassenmeldungen vollständig und fristgerecht erfolgen. So vermeiden Sie Ärger mit dem Finanzamt und schaffen Sicherheit für Ihre Betriebsprüfungen.
Sie möchten mehr erfahren? Sprechen Sie uns gerne an – gemeinsam sorgen wir für eine rechtssichere Umsetzung Ihrer Kassenführung.