Neue Regeln zur E-Rechnungspflicht – Was Unternehmen jetzt wissen müssen
Mit Beginn des Jahres 2025 wird die E-Rechnung für alle B2B-Umsätze zwischen inländischen Unternehmern verpflichtend. Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat hierzu ein aktualisiertes Schreiben vom 15.10.2025 veröffentlicht (Az. III C 2 – S-7287- a/00019/007/243), das wichtige Präzisierungen und Ergänzungen enthält. Viele Unternehmen stehen damit vor der Herausforderung, ihre Rechnungsprozesse technisch und organisatorisch anzupassen – und Fehler können schnell zu steuerlichen Risiken führen.
In diesem Beitrag erhalten Sie einen Überblick über die wichtigsten Neuregelungen und was diese konkret für den Geschäftsalltag bedeuten.
Warum die E-Rechnung jetzt Pflicht wird
Die E-Rechnung ist Teil der Digitalisierung der Steuerverwaltung. Sie soll:
- Prozesse vereinfachen,
- die Datenqualität verbessern,
- Umsatzsteuerbetrug reduzieren und
- eine schnellere Verarbeitung ermöglichen.
Für Unternehmen heißt das: Wer Rechnungen zwischen Geschäftspartnern in Deutschland austauscht, muss künftig ein strukturiertes elektronisches Format nutzen – keine einfachen PDFs mehr.
Was gilt als gültige E-Rechnung?
Eine Rechnung gilt nur dann als E-Rechnung, wenn sie den technischen Vorgaben des § 14 UStG entspricht.
Erlaubte Formate sind insbesondere:
- XRechnung
- ZUGFeRD (mit strukturierter XML-Komponente)
Ein PDF ohne eingebettete XML-Datenstruktur reicht nicht mehr aus und wird steuerlich nicht als E-Rechnung anerkannt.
Formatfehler: Welche Folgen drohen?
Das BMF stellt klar:
- Enthält eine Datei Formatfehler,
- oder ist die Datenextraktion nicht vollständig möglich,
dann gilt die Rechnung nicht als E-Rechnung, sondern nur als „sonstige Rechnung“.
Konsequenzen:
- Einschränkungen beim Vorsteuerabzug
- keine Nutzung steuerlicher Erleichterungen
- möglicher Mehraufwand für Korrekturen
E-Rechnungspflicht gilt auch für Gutschriften
Besonders wichtig:
Die E-Rechnungspflicht betrifft nicht nur Ausgangsrechnungen, sondern auch Gutschriften, die im umsatzsteuerlichen Sinne Rechnungen darstellen.
Damit müssen auch Gutschriften zwingend in einem strukturierten Format erstellt werden (z. B. XRechnung).
Ausnahmen von der Pflicht
Einige Rechnungsarten bleiben weiterhin von der E-Rechnungspflicht ausgenommen:
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 €
- Rechnungen von Kleinunternehmern
- Fahrausweise (z. B. Bahn- oder Bustickets)
Diese dürfen weiterhin in traditioneller Form (z. B. PDF) ausgestellt werden.
Pflichten des Rechnungsempfängers: Validierung nicht vergessen
Empfänger müssen künftig prüfen, ob die E-Rechnung:
- technisch valide ist,
- alle steuerlich relevanten Angaben enthält
(z. B. Steuersatz, Leistungsbeschreibung, Betrag), - und der Syntax gemäß XRechnung oder ZUGFeRD entspricht.
Eine maschinelle Validierung ersetzt jedoch nicht die inhaltliche Prüfung.
Wie Unternehmen sich jetzt vorbereiten sollten
Damit der Umstieg reibungslos gelingt, sollten Unternehmen ihre Prozesse frühzeitig anpassen:
- Rechnungssoftware prüfen und aktualisieren
Viele ältere Systeme können die neuen Formate nicht erzeugen.
- Mitarbeitende schulen
Insbesondere Buchhaltung und Rechnungswesen müssen Formatregeln kennen.
- E-Rechnungsarchiv einrichten
E-Rechnungen sind digital aufzubewahren – inkl. Validierungsnachweise.
- Eingangsrechnungsprüfung automatisieren
Softwarelösungen können Formatfehler frühzeitig erkennen.
- Prozesse mit Geschäftspartnern abstimmen
Besonders wichtig bei Gutschriften oder Selbstabrechnungen.
E-Rechnungspflicht rechtssicher erfüllen – mit Schümann & Detje an Ihrer Seite
Die neuen Vorgaben zur E-Rechnungspflicht stellen viele Unternehmen vor erhebliche organisatorische und technische Herausforderungen. Fehlerhafte Formate, unvollständige Datensätze oder falsch ausgestellte Gutschriften können schnell zu Problemen beim Vorsteuerabzug oder zu Rückfragen des Finanzamts führen.
Mit einer prüfungssicheren, GoBD-konformen Gestaltung Ihrer Rechnungsprozesse lassen sich Risiken und unnötige Mehrkosten vermeiden.
Als erfahrene Steuerberatungsgesellschaft in Lüneburg unterstützen wir Sie bei der Analyse Ihrer bestehenden Systeme, der Einführung geeigneter E-Rechnungslösungen sowie bei der korrekten Umsetzung der neuen BMF-Vorgaben.
Vereinbaren Sie gern einen Beratungstermin mit uns, um Ihre Rechnungsprozesse rechtssicher zu digitalisieren und optimal auf die E-Rechnungspflicht vorbereitet zu sein.