Vorsicht bei Faxrechnungen

Faxrechnungen ermöglichen den Vorsteuerabzug nur unter sehr engen, kaum überprüfbaren Voraussetzungen.

Die Finanzverwaltung vertritt in ihrem Schreiben vom 29. Januar 2004 die Auffassung, dass es sich bei Rechnungen, die per Fax übermittelt werden, um elektronisch übermittelte Rechnungen handelt. Dies hat die Konsequenz, dass nur die Übertragung von Standard-Telefax an Standard-Telefax zulässig ist. Außerdem muss der Rechnungsaussteller einen Ausdruck in Papierform aufbewahren.

Bei allen anderen Telefax-Übertragungsformen wie Standard-Telefax an Computer-Telefax/Fax-Server, Computer-Telefax/Fax-Server an Standard-Telefax und von Computer-Telefax/Fax-Server an Computer-Telefax/Fax-Server soll eine qualifizierte elektronische Signatur (gegebenenfalls auch mit Anbieter-Akkreditierung) erforderlich sein, um die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten zu gewähren. Diese Regelung zwingt den Rechnungsempfänger dazu, sich nach der Art des Ursprungsgerätes zu erkundigen oder auf einer Rechnungsübermittlung auf dem Postwege zu bestehen.

Die Übermittlung einer Faxrechnung mit einer qualifizierten elektronischen Signatur ist bei den heutigen Standard-Telefaxgeräten technisch nicht möglich. Außerdem stellt sich für den Rechnungsempfänger die Frage, auf welche Weise sicher gestellt werden kann, dass der Rechnungsaussteller die Rechnung in Papierform tatsächlich aufbewahrt und nicht vernichtet? Von der Einhaltung dieser Formalien ist der Vorsteuerabzug abhängig.