Sachbezüge & Gutscheine 2026: Neue Prüfpraxis & strengere Anforderungen für Arbeitgeber
Sachbezüge – insbesondere in Form von Gutscheinen – gehören zu den beliebtesten Zusatzleistungen im Arbeitsverhältnis. Doch genau in diesem Bereich hat die Finanzverwaltung ihre Anforderungen in den vergangenen Jahren kontinuierlich verschärft.
Lohnsteuer- und Sozialversicherungsprüfungen nehmen Gutscheine genau unter die Lupe, und schon kleine Fehler können zu erheblichen Nachzahlungen führen.
In diesem Beitrag erfahren Sie, was ab 2026 gilt, welche Fallstricke es gibt und wie Unternehmen sich rechtssicher aufstellen.
Geldleistung oder Sachbezug? – Der steuerliche Unterschied ist entscheidend
Nach § 8 EStG ist für die steuerliche Behandlung entscheidend, ob der Vorteil als Geldleistung oder Sachbezug gilt. Steuerlich begünstigt sind ausschließlich echte Sachbezüge.
Folgende Leistungen gelten immer als Geldleistungen:
- zweckgebundene Geldzahlungen
- nachträgliche Kostenerstattungen
- geldähnliche Vorteile („Geldsurrogate“)
- Geldgutscheine, bei denen der Arbeitnehmer faktisch frei über einen Geldbetrag verfügen kann
Beispiel aus der Praxis:
Erstattet der Arbeitgeber einen bereits privat gekauften Gutschein, handelt es sich nicht um einen Sachbezug, sondern um steuerpflichtigen Barlohn.
Wann gilt ein Gutschein als steuerfreier Sachbezug?
Ein Gutschein ist nur dann steuerfrei, wenn beide der folgenden Voraussetzungen erfüllt sind:
- a) Beschränkung auf Waren oder Dienstleistungen
Der Gutschein darf ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigen – entweder beim Arbeitgeber selbst oder bei klar definierten Drittanbietern.
❌ Nicht zulässig:
- Amazon-, Zalando- oder weit gefasste Online-Marktplatz-Gutscheine
- Gutscheine, mit denen weitere Gutscheine erworben werden können
- Gutscheine ohne Einschränkung auf ein Warensortiment
- b) Einordnung unter das Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz (ZAG)
Der Gutschein muss unter die Ausnahme des § 2 Abs. 1 Nr. 10 ZAG fallen.
Das heißt: Er darf nur bei einem begrenzten Kreis von Akzeptanzstellen oder einem klar begrenzten Produkt-/Dienstleistungsspektrum einlösbar sein.
✔ Beispiele für zulässige Fälle:
- lokale City-Cards
- Gutscheine für einzelne Händler
- Gutscheine für klar definierte Produktgruppen
Neue Prüfpraxis der Finanzverwaltung: Dokumentation im Fokus
Bei Lohnsteuer- und Sozialversicherungsprüfungen wird zunehmend kontrolliert:
- Ob Gutscheine tatsächlich kein Bargeldersatz sind
- Ob sie nicht bei Fremdanbietern oder Marktplätzen einlösbar waren
- Ob eine Barauszahlung ausgeschlossen ist
- Ob der Arbeitgeber die Bedingungen nachweislich überprüft hat
- Ob Mitarbeitende verpflichtet wurden, die Gutscheine nicht umzuwandeln (z. B. in andere Gutscheine oder Bargeld)
Fehlende Dokumentation führt regelmäßig dazu, dass das Finanzamt eine Nutzungsmöglichkeit unterstellt – mit der Folge von Steuer- und Sozialversicherungsnachforderungen.
Handlungsempfehlungen für Arbeitgeber
Damit Sachbezüge weiterhin steuerfrei bleiben, sollten Arbeitgeber folgende Maßnahmen ergreifen:
🔎 1. Anbieter regelmäßig prüfen
Sortiment, AGB und Akzeptanzstellen müssen den steuerlichen Anforderungen entsprechen.
📝 2. Dokumentation lückenlos führen
Nachweis über Bedingungen, Anbieterinformationen und interne Prüfprozesse.
🤝 3. Zusatzvereinbarungen mit Mitarbeitenden
Schriftlich festhalten, dass:
- keine Barauszahlung erfolgt
- keine weiteren Gutscheine mit dem Gutschein gekauft werden dürfen
📄 4. Lohnsteuer-Anrufungsauskunft einholen
Beim zuständigen Finanzamt kann eine verbindliche Auskunft beantragt werden – besonders sinnvoll bei neuen oder komplexen Gutscheinmodellen.
Warum es jetzt besonders wichtig ist, genau hinzuschauen
Sachbezüge zählen zu den beliebtesten Benefits und werden weit verbreitet eingesetzt – oft jedoch ohne ausreichende Prüfung. Die Finanzverwaltung stellt jedoch immer strengere Anforderungen, und die Prüfungsdichte steigt.
Fehlerhafte Gestaltung führt schnell zu:
- Steuernachzahlungen für mehrere Jahre
- Nachforderungen der Sozialversicherungsträger
- möglichen Säumniszuschlägen
- zusätzlichem administrativem Aufwand
Unternehmen tun daher gut daran, bestehende Gutscheinmodelle rechtzeitig zu überprüfen und bei Bedarf anzupassen.
Mit Schümann & Detje auf der sicheren Seite
Die aktuelle Entwicklung zeigt: Arbeitgeber müssen bei Sachbezügen und Gutscheinen besonders sorgfältig vorgehen. Wir unterstützen Sie dabei,
- Gutschein- und Benefit-Programme rechtssicher zu gestalten,
- Risiken in der Lohnsteuer und Sozialversicherung zu vermeiden,
- interne Prozesse effizient und prüfungssicher aufzubauen.
Sprechen Sie uns gern an – wir beraten Sie persönlich, verständlich und praxisnah.