E-Rechnungspflicht: Welche Fehler beim Vorsteuerabzug wirklich relevant sind

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen grundsätzlich in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Für die Ausstellung gelten noch Übergangsfristen. Dennoch sollten Unternehmen ihre Buchhaltung und ihre internen Prozesse bereits jetzt auf die neuen Anforderungen vorbereiten.

Dabei genügt es nicht, Rechnungsdateien lediglich empfangen und speichern zu können. Neben klassischen inhaltlichen Fehlern können bei strukturierten Rechnungsdaten auch technische Auffälligkeiten auftreten. Für den Vorsteuerabzug ist jedoch entscheidend, ob steuerlich relevante Rechnungsangaben fehlen oder fehlerhaft sind. Nicht jeder technische Fehler führt automatisch zu einem steuerlichen Nachteil.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format. Dieses Format muss eine elektronische und maschinelle Verarbeitung der Rechnungsdaten ermöglichen.

Eine einfache PDF-Datei erfüllt diese Voraussetzungen nicht. Obwohl sie elektronisch per E-Mail verschickt und am Bildschirm gelesen werden kann, enthält sie nicht zwingend die erforderlichen strukturierten Datensätze.

Zu den in der Praxis verbreiteten E-Rechnungsformaten gehören insbesondere:

• XRechnung
• ZUGFeRD – Version 2.0.1, mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL

Diese Formate ermöglichen es, Rechnungsdaten automatisiert in Buchhaltungs- oder ERP-Systeme zu übernehmen und weiterzuverarbeiten.

Für wen gilt die E-Rechnungspflicht?

Die Pflicht zur E-Rechnung betrifft grundsätzlich bestimmte B2B-Umsätze zwischen inländischen Unternehmern. Rechnungen an private Endverbraucher sind grundsätzlich nicht von der E-Rechnungspflicht erfasst. Zudem bestehen Ausnahmen, etwa für Kleinbetragsrechnungen, Fahrausweise und Rechnungen von Kleinunternehmern. Unternehmen sollten deshalb zunächst prüfen, ob der jeweilige Umsatz überhaupt in den Anwendungsbereich der E-Rechnungspflicht fällt.

Welche Übergangsfristen gelten?

Für Umsätze, für die grundsätzlich eine E-Rechnung auszustellen ist, bestehen Übergangsregelungen. Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen unter den gesetzlichen Voraussetzungen weiterhin sonstige Rechnungen verwendet werden. Dazu können beispielsweise auch PDF-Rechnungen gehören.

Für Rechnungsaussteller, deren Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat, verlängert sich diese Übergangsmöglichkeit unter den gesetzlichen Voraussetzungen bis zum 31. Dezember 2027.

Davon zu unterscheiden ist die Empfangspflicht: Betroffene Unternehmen müssen grundsätzlich bereits seit dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.

Unternehmen sollten die Übergangszeit nutzen, um ihre Prozesse auf die E-Rechnung umzustellen. Neben der technischen Empfangsmöglichkeit sind insbesondere eine verlässliche inhaltliche Prüfung, klare Zuständigkeiten und eine ordnungsgemäße Archivierung wichtig.

Technische und inhaltliche Fehler richtig einordnen

Auch bei elektronischen Rechnungen können Fehler auftreten. Durch die strukturierte Datei entstehen neben klassischen inhaltlichen Fehlern zusätzliche technische Fehlerquellen.

Bei der Prüfung lassen sich drei Fehlerbereiche unterscheiden:

1. Formatfehler
2. Geschäftsregelfehler
3. Inhaltsfehler

Für Unternehmen ist es sinnvoll, diese Fehlerarten zu unterscheiden. Dabei ist wichtig: Nicht jede technische Auffälligkeit oder Verletzung einer Geschäftsregel ist automatisch steuerlich relevant.

Was sind Formatfehler?

Ein Formatfehler liegt vor, wenn die Rechnungsdatei nicht den zugelassenen technischen Vorgaben entspricht.

Das kann beispielsweise der Fall sein, wenn:

• eine nicht zugelassene Syntax verwendet wird
• die Datei technisch beschädigt ist
• Daten nicht vollständig ausgelesen werden können
• die vorgeschriebene Struktur nicht eingehalten wird

Ein wesentlicher Formatfehler kann dazu führen, dass eine Datei die Anforderungen an eine E-Rechnung nicht erfüllt. Ob daraus zugleich steuerliche Folgen entstehen, ist jedoch gesondert zu beurteilen. Insbesondere während der Übergangsfristen kann auch die Einordnung als sonstige Rechnung relevant sein.

Der elektronische Versand allein macht eine Datei noch nicht zur E-Rechnung. Für den Vorsteuerabzug kommt es aber nicht ausschließlich auf die technische Fehlerfreiheit an, sondern insbesondere darauf, ob die gesetzlichen Voraussetzungen und erforderlichen Rechnungsangaben erfüllt sind.

Was sind Geschäftsregelfehler?

Geschäftsregelfehler betreffen Widersprüche oder fehlende Angaben innerhalb der strukturierten Rechnungsdatei.

Dazu können beispielsweise gehören:

• widersprüchliche Beträge
• nicht zusammenpassende Steuerangaben
• fehlende Inhalte in Pflichtfeldern
• unlogische Verknüpfungen einzelner Rechnungsdaten

Die Datei kann technisch korrekt aufgebaut sein und dennoch gegen einzelne Geschäftsregeln verstoßen. Umgekehrt ist nicht jeder Geschäftsregelfehler automatisch ein steuerlich relevanter Rechnungsmangel.

Eine Prüfung der Geschäftsregeln kann deshalb helfen, Unstimmigkeiten früh zu erkennen. Entscheidend für die steuerliche Beurteilung ist jedoch insbesondere, ob gesetzlich erforderliche Rechnungsangaben fehlen, widersprüchlich oder sachlich unzutreffend sind.

Was sind Inhaltsfehler?

Inhaltsfehler sind klassische sachliche Fehler einer Rechnung. Sie betreffen die Übereinstimmung der Rechnung mit dem zugrunde liegenden Geschäft.

Beispiele sind:

• ein falscher Leistungszeitraum
• eine unzutreffende Leistungsbeschreibung
• falsche Beträge
• fehlerhafte Steuerangaben
• Abweichungen vom tatsächlich vereinbarten oder ausgeführten Auftrag

Auch eine technisch einwandfreie E-Rechnung kann daher steuerlich mangelhaft sein, wenn ihr Inhalt nicht stimmt.

Welche Pflichten hat der Rechnungsempfänger?

Die Verantwortung für eine ordnungsgemäße Rechnung liegt nicht allein beim Aussteller. Auch der Empfänger sollte eingehende E-Rechnungen angemessen prüfen, insbesondere im Hinblick auf die gesetzlichen Rechnungsangaben und die Übereinstimmung mit dem zugrunde liegenden Geschäft.

Eine technische Syntaxprüfung und Geschäftsregelvalidierung durch das ERP-System oder die Buchhaltungssoftware ist dabei sinnvoll und kann Fehler frühzeitig sichtbar machen. Eine solche technische Validierung ist jedoch keine eigenständige zwingende Voraussetzung für den Vorsteuerabzug.

Unternehmen sollten daher nicht nur fragen, ob ihre Software E-Rechnungen öffnen kann. Sinnvoll ist vielmehr, dass die eingesetzten Prozesse und Systeme:

• das Rechnungsformat erkennt
• technische Auffälligkeiten und Validierungsfehler erkennen können
• Pflichtfelder kontrolliert
• Widersprüche in den Datensätzen erkennt
• Prüfungen und relevante Beanstandungen nachvollziehbar dokumentieren
• fehlerhafte Rechnungen kennzeichnet
• eine revisionssichere Ablage ermöglicht

Wann Fehler für den Vorsteuerabzug relevant werden können

Für den Vorsteuerabzug sind vor allem steuerlich relevante Rechnungsmängel von Bedeutung. Dazu gehören insbesondere fehlende oder unzutreffende gesetzliche Rechnungsangaben. Reine technische Auffälligkeiten oder einzelne Geschäftsregelfehler gefährden den Vorsteuerabzug dagegen nicht automatisch.

Ob ein Fehler den Vorsteuerabzug beeinträchtigt, hängt von Art und Bedeutung des Mangels sowie vom konkreten Einzelfall ab. Deshalb sollte zwischen technischen Validierungshinweisen und steuerlich relevanten Inhalts- oder Rechnungsfehlern unterschieden werden.

Wird ein steuerlich relevanter Mangel festgestellt, sollte geprüft werden, ob eine Berichtigung erforderlich ist. Nicht jede technische Warnmeldung macht dagegen automatisch eine Rechnungskorrektur notwendig.

Was ist eine Validierung?

Bei einer technischen Validierung wird geprüft, ob die strukturierte Rechnungsdatei festgelegte technische Vorgaben und Geschäftsregeln erfüllt.

Eine geeignete Software kann beispielsweise feststellen:

• ob die verwendete Syntax zulässig ist
• ob alle Pflichtfelder vorhanden sind
• ob die Datei vollständig auslesbar ist
• ob Summen und Steuerbeträge zusammenpassen
• ob sich Angaben innerhalb der Datei widersprechen

Die Validierung ist ein sinnvolles Kontrollinstrument, ersetzt jedoch nicht die fachliche und steuerliche Prüfung. Sie ist zudem keine eigenständige Voraussetzung für den Vorsteuerabzug. Ob die Leistung tatsächlich erbracht wurde, der Leistungszeitraum stimmt, die gesetzlichen Rechnungsangaben vorliegen und der Rechnungsbetrag dem Auftrag entspricht, muss weiterhin geprüft werden.

Welche Abteilungen sollten eingebunden werden?

Die Einführung der E-Rechnung ist nicht ausschließlich ein Thema der Buchhaltung. Je nach Unternehmensgröße sollten mehrere Bereiche beteiligt werden:

Buchhaltung und Steuerabteilung
Sie prüfen die steuerlichen Pflichtangaben, die Verbuchung und den Vorsteuerabzug.

Sie stellen den Empfang, geeignete technische Prüfmechanismen, Schnittstellen und die sichere Archivierung sicher.

Einkauf und Fachabteilungen
Sie kontrollieren, ob die abgerechnete Leistung tatsächlich bestellt und erbracht wurde.

Geschäftsleitung
Sie sollte Verantwortlichkeiten, Prozesse und Zeitplan für die Umstellung festlegen.

Checkliste zur Vorbereitung auf die E-Rechnung

Unternehmen sollten jetzt prüfen:

• Können E-Rechnungen zentral empfangen werden?
• Werden XRechnung und ZUGFeRD unterstützt?
• Kann das System Formatfehler erkennen?
• Können Geschäftsregeln und technische Auffälligkeiten automatisiert geprüft werden?
• Ist eine inhaltliche Prüfung organisatorisch vorgesehen?
• Werden steuerlich relevante Beanstandungen nachvollziehbar dokumentiert?
• Gibt es einen festen Prozess für Rechnungskorrekturen?
• Ist die Archivierung der strukturierten Datei sichergestellt?
• Sind Mitarbeiter ausreichend geschult?
• Sind Lieferanten und Kunden über die künftigen Prozesse informiert?

Fehlerhafte E-Rechnung erhalten: Was ist zu tun?

Stellt ein Unternehmen einen Fehler oder eine technische Auffälligkeit fest, sollte zunächst geklärt werden, ob diese steuerlich relevant ist oder lediglich eine technische beziehungsweise geschäftsregelbezogene Warnung darstellt.

Ein sinnvoller Ablauf kann wie folgt aussehen:

1. Fehlerart oder technische Auffälligkeit feststellen und einordnen
2. Gesetzliche Rechnungsangaben und sachliche Richtigkeit prüfen
3. Bei steuerlich relevanten Mängeln den Aussteller informieren
4. Falls erforderlich eine berichtigte Rechnung anfordern
5. Berichtigte Datei erneut technisch und inhaltlich prüfen
6. Nach abgeschlossener Prüfung verbuchen und freigeben

Bei einer Berichtigung sollten die ursprüngliche und die berichtigte Datei nachvollziehbar zugeordnet und ordnungsgemäß aufbewahrt werden.

Fazit: E-Rechnungen technisch und steuerlich richtig prüfen – Schümann & Detje unterstützt bei der Umsetzung

Die E-Rechnungspflicht ist mehr als der Wechsel von einer PDF-Datei zu einem strukturierten Rechnungsformat. Unternehmen benötigen geeignete technische Systeme, klare Prüfprozesse und dokumentierte Verantwortlichkeiten. Zugleich sollte zwischen technischen Auffälligkeiten und steuerlich relevanten Rechnungsmängeln unterschieden werden.

Format- und Geschäftsregelfehler können Hinweise auf Probleme geben, gefährden den Vorsteuerabzug aber nicht automatisch. Entscheidend sind insbesondere die gesetzlichen Rechnungsangaben und die sachliche Richtigkeit der Rechnung.

Unternehmen sollten die bestehenden Übergangsfristen nutzen, um Buchhaltung, Software und interne Abläufe vorzubereiten. Das Team von Schümann & Detje unterstützt Sie gerne bei der steuerlichen Einordnung und der Umsetzung der E-Rechnung in Ihrem Unternehmen.