Viele Unternehmen bestellen regelmäßig Waren im EU-Ausland. Das betrifft zum Beispiel Büromaterial, technische Ausstattung, Ersatzteile, Handelswaren oder Maschinen. Was im Alltag oft wie ein gewöhnlicher Online-Kauf wirkt, kann umsatzsteuerlich jedoch schnell problematisch werden.
Wird die eigene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer nicht korrekt verwendet, kann es passieren, dass der Lieferant ausländische Umsatzsteuer berechnet. Gleichzeitig kann in Deutschland trotzdem ein innergemeinschaftlicher Erwerb vorliegen. Im schlimmsten Fall droht dadurch eine doppelte Umsatzsteuerbelastung.
Was ist ein innergemeinschaftlicher Erwerb?
Ein innergemeinschaftlicher Erwerb liegt grundsätzlich vor, wenn ein Unternehmer Waren aus einem anderen EU-Mitgliedstaat nach Deutschland bezieht. Der Lieferant kann dann unter bestimmten Voraussetzungen ohne ausländische Umsatzsteuer abrechnen. Der deutsche Unternehmer versteuert den Erwerb in Deutschland.
Für vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen ist das in vielen Fällen wirtschaftlich neutral: Die deutsche Umsatzsteuer wird erklärt und kann gleichzeitig als Vorsteuer geltend gemacht werden.
Problematisch wird es, wenn der Vorgang nicht richtig erkannt oder falsch abgewickelt wird.
Typischer Fehler: Die USt-IdNr. wird nicht angegeben
Ein häufiger Fehler entsteht bei Bestellungen über Online-Shops oder Plattformen. Wird die deutsche USt-IdNr. nicht im Kundenkonto hinterlegt oder beim Bestellvorgang nicht angegeben, behandelt der Lieferant den Kauf oft wie einen Verkauf an einen Endkunden.
Die Folge: Auf der Rechnung erscheint ausländische Umsatzsteuer.
Das kann teuer werden. Denn auch wenn im Ausland Umsatzsteuer berechnet wurde, kann der Erwerb in Deutschland steuerpflichtig sein. Dann entsteht zusätzlicher Korrekturaufwand – und im ungünstigen Fall bleibt eine echte Doppelbelastung.
Warum das Thema besonders kleinere Unternehmen betrifft
Gerade kleinere Unternehmen, Gründerinnen und Gründer oder Unternehmen mit unregelmäßigen EU-Einkäufen übersehen solche Vorgänge häufig. Das Risiko ist besonders hoch, wenn Waren online bestellt werden und nicht sofort erkennbar ist, aus welchem EU-Land die Lieferung tatsächlich erfolgt.
Für bestimmte Gruppen, zum Beispiel Kleinunternehmer, Landwirte oder nichtunternehmerische juristische Personen, kann außerdem die Erwerbsschwelle von 12.500 Euro relevant sein. Wird diese überschritten, können Erwerbe aus anderen EU-Staaten steuerbar und steuerpflichtig werden.
Deshalb sollten auch kleinere Betriebe ihre EU-Einkäufe regelmäßig prüfen.
Was Unternehmen jetzt prüfen sollten
Unternehmen sollten ihre Einkaufsprozesse und Lieferantenkonten kontrollieren. Besonders wichtig ist, dass die eigene USt-IdNr. korrekt hinterlegt ist und mit „DE“ beginnt.
Außerdem sollten Rechnungen aus dem EU-Ausland zeitnah geprüft werden. Enthält eine Rechnung ausländische Umsatzsteuer, sollte möglichst sofort eine Korrektur beim Lieferanten angefordert werden. Spätere Korrekturen sind oft deutlich schwieriger oder können ausgeschlossen sein.
Wichtig für die Praxis:
- USt-IdNr. frühzeitig beantragen
- USt-IdNr. in Kundenkonten bei EU-Lieferanten hinterlegen
- Rechnungen aus dem EU-Ausland direkt prüfen
- Bei ausländischer Umsatzsteuer zeitnah Korrektur anfordern
- Einkaufs- und Buchhaltungsprozesse aufeinander abstimmen
Warum die rechtzeitige Prüfung so wichtig ist
Fehler bei innergemeinschaftlichen Erwerben fallen häufig nicht sofort auf. Oft werden sie erst bei Umsatzsteuer-Sonderprüfungen oder Betriebsprüfungen entdeckt. Dann ist eine einfache Korrektur meist schwieriger.
Besonders problematisch ist es, wenn ausländische Umsatzsteuer bereits bezahlt wurde und der Lieferant später keine korrigierte Rechnung mehr ausstellt. Unternehmen sollten deshalb nicht erst am Jahresende prüfen, sondern bereits beim Einkauf auf die richtige umsatzsteuerliche Behandlung achten.
Fazit: Kleine Angabe, große Wirkung
Die USt-IdNr. ist bei EU-Einkäufen mehr als nur eine formale Angabe. Sie entscheidet häufig darüber, ob eine Rechnung umsatzsteuerlich korrekt ausgestellt wird oder ob später unnötiger Aufwand entsteht.
Unternehmen sollten ihre Lieferantenkonten, Rechnungsprüfung und Buchhaltungsprozesse regelmäßig kontrollieren. So lassen sich Doppelbesteuerung, Korrekturaufwand und Risiken bei Betriebsprüfungen vermeiden.
Mit Schümann & Detje auf der sicheren Seite
Ob innergemeinschaftlicher Erwerb, USt-IdNr., Rechnungskorrektur oder Vorsteuerabzug: EU-Einkäufe sollten steuerlich sauber eingeordnet werden. Schümann & Detje unterstützt Sie dabei, Ihre Prozesse rechtssicher zu gestalten und Fehler frühzeitig zu vermeiden.
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