Unternehmen erhalten immer wieder Zahlungsaufforderungen, die auf den ersten Blick offiziell wirken. Besonders häufig geht es dabei um angeblich nicht offengelegte Jahresabschlüsse, drohende Ordnungsgelder oder vermeintliche Gebühren im Zusammenhang mit der Offenlegung von Rechnungslegungsunterlagen.
Wichtig ist dabei: Für Geschäftsjahre, die nach dem 31.12.2021 begonnen haben, werden Rechnungslegungsunterlagen grundsätzlich direkt an das Unternehmensregister übermittelt. Für ältere Geschäftsjahre mit Beginn vor dem 01.01.2022 bleibt weiterhin der Bundesanzeiger relevant.
Gerade diese Unterscheidung nutzen Betrüger aus. Sie verwenden behördlich klingende Absender, verweisen auf angebliche Offenlegungspflichten und setzen Unternehmen mit kurzen Zahlungsfristen oder Bußgeldandrohungen unter Druck.
Wer ist tatsächlich zuständig?
Für Unternehmen ist wichtig zu wissen, welche Stellen im Zusammenhang mit Jahresabschlüssen tatsächlich eine Rolle spielen.
Die Offenlegung oder Hinterlegung von Jahresabschlüssen erfolgt über die Publikations-Plattform. Je nach Geschäftsjahr werden die Unterlagen an das Unternehmensregister oder bei älteren Geschäftsjahren weiterhin an den Bundesanzeiger übermittelt.
Das Bundesamt für Justiz ist zuständig, wenn Offenlegungspflichten nicht erfüllt werden und ein Ordnungsgeldverfahren eingeleitet wird.
Das Bundeszentralamt für Steuern ist dagegen nicht für die Offenlegung von Jahresabschlüssen zuständig. Wenn also Zahlungsaufforderungen angeblich vom BZSt im Zusammenhang mit nicht veröffentlichten Jahresabschlüssen eingehen, ist besondere Vorsicht geboten. In Betrugsfällen wird der Name des BZSt offenbar gezielt missbraucht, um Schreiben offizieller wirken zu lassen.
Warum Jahresabschlüsse ein beliebtes Ziel für Betrüger sind
Viele Unternehmen sind verpflichtet, ihre Rechnungslegungsunterlagen fristgerecht offenzulegen oder zu hinterlegen. Das betrifft insbesondere Kapitalgesellschaften wie GmbHs, UGs oder AGs, aber auch bestimmte Personenhandelsgesellschaften, etwa GmbH & Co. KGs.
Kommen Unternehmen dieser Pflicht nicht nach, kann tatsächlich ein Ordnungsgeldverfahren drohen. Genau dieses Wissen nutzen Betrüger aus. Sie verschicken Zahlungsaufforderungen, die den Eindruck erwecken, von einer offiziellen Stelle zu stammen.
Häufig wird mit Fristen, Ordnungsgeldern oder rechtlichen Konsequenzen gearbeitet. Ziel ist es, Unternehmen zu einer schnellen Zahlung zu bewegen – oft auf eine angegebene Bankverbindung, die nicht zu einer offiziellen Stelle gehört.
Vorsicht bei angeblichen Schreiben offizieller Stellen
Besonders tückisch sind Schreiben, die optisch oder sprachlich an Behördenpost erinnern. Teilweise werden Namen offizieller Behörden oder ähnlich klingende Bezeichnungen verwendet.
Richtig ist: Das Bundesamt für Justiz kann im Zusammenhang mit nicht erfüllten Offenlegungspflichten tatsächlich tätig werden. Das Bundeszentralamt für Steuern ist für die Offenlegung von Jahresabschlüssen jedoch nicht zuständig.
Unternehmen sollten deshalb genau prüfen, von wem eine Zahlungsaufforderung stammt, worauf sie sich bezieht und ob tatsächlich ein offizielles Verfahren vorliegt.
Echte Pflichten rund um Jahresabschlüsse nicht unterschätzen
Wichtig ist: Auch wenn betrügerische Zahlungsaufforderungen im Umlauf sind, bestehen die gesetzlichen Offenlegungspflichten tatsächlich.
Kapitalgesellschaften und bestimmte Personenhandelsgesellschaften müssen ihre Jahresabschlüsse oder Rechnungslegungsunterlagen fristgerecht offenlegen oder hinterlegen. Für Geschäftsjahre ab 2022 erfolgt die Übermittlung grundsätzlich an das Unternehmensregister. Für ältere Geschäftsjahre kann weiterhin der Bundesanzeiger maßgeblich sein.
Unternehmen sollten daher zwischen zwei Fragen unterscheiden:
- Wurden die eigenen Offenlegungspflichten tatsächlich erfüllt?
- Ist die konkrete Zahlungsaufforderung echt oder handelt es sich um einen Betrugsversuch?
Beides sollte geprüft werden, bevor eine Zahlung veranlasst wird.
Fazit: Unternehmensregister statt pauschal Bundesanzeiger – und BZSt nicht zuständig
Fake-Zahlungsaufforderungen zu Jahresabschlüssen sind für Unternehmen ein ernstzunehmendes Risiko. Betrüger nutzen bestehende Offenlegungspflichten, Behördennamen und drohende Ordnungsgelder, um Zahlungen zu erschleichen.
Unternehmen sollten wissen: Für Geschäftsjahre ab 2022 ist grundsätzlich das Unternehmensregister das relevante Offenlegungsmedium. Das Bundesamt für Justiz ist für Ordnungsgeldverfahren zuständig. Das Bundeszentralamt für Steuern ist dagegen nicht für die Offenlegung von Jahresabschlüssen zuständig.
Deshalb gilt: Nicht vorschnell zahlen, keine Links anklicken, keine Anhänge öffnen und verdächtige Zahlungsaufforderungen sorgfältig prüfen lassen.
Mit Schümann & Detje auf der sicheren Seite
Unternehmen müssen nicht nur ihre steuerlichen und handelsrechtlichen Pflichten im Blick behalten, sondern auch wachsam gegenüber Betrugsversuchen bleiben.
Schümann & Detje unterstützt Unternehmen dabei, Pflichten rund um Jahresabschlüsse richtig einzuordnen, Fristen im Blick zu behalten und verdächtige Zahlungsaufforderungen fachlich zu prüfen.